ERP Cloud Systems - ما المقصود بأنظمة نقاط البيع (POS) وكيف يتم استخدامها في الأنشطة التجارية

بعد رؤية النجاح في تجارة B2B لأعماله في مجال معدات المطابخ ، قرر وائل (مالك النشاط) فتح متجرين جديدين للمستهلكين. نظرًا لأنها متاجر متوسطة الحجم ، يوجد في كل منها خمسة عدادات للصراف. في المعاملات التجارية ، كانت عبارة عن عروض أسعار وأوامر ومدفوعات. لكنه احتاج إلى شيء مختلف لفواتير المستهلك خارج الإنترنت.

ما هي أنظمة نقاط البيع؟

عرف وائل أن نقطة البيع هي مكان يتم فيه إكمال المعاملة حيث يتم تبادل الأموال مقابل البضائع. للوصول لأعلى كفاءة في دقة البيانات ، بحث عن ماهية نظام نقاط البيع.

نقطة البيع أو نظام POS عبارة عن مجموعة من مكونات الأجهزة والبرامج المتصلة التي تعمل معًا لتمكين إعداد فواتير المخزون بسرعة في البيانات. فهي عادةً ما تحتوي البرامج في أنظمة نقاط البيع على أزرار أو اختصارات وصول سريع لتمكين العمليات السريعة.

كيف تعمل أنظمة نقاط البيع؟

حسنًا ، فلنلق الآن نظرة عامة على كيفية عمل أنظمة نقاط البيع النموذجية:

يأتي أحد العملاء إلى كاشير متجر وائل ومعه عنصر واحد أو أكثر قرر شرائه.

يقوم أحد العمال في متجر وائل في الكاشير بمسح وإضافة العناصر.

يقوم نظام نقاط البيع تلقائيًا بجلب الأسعار وحساب الفاتورة جنبًا إلى جنب مع أي رسوم وخصومات إضافية.

يقوم الشخص الموجود على العداد بالضغط على الأزرار لإنشاء الفواتير ويقوم العميل بدفع الفاتورة.

الآن ، يقوم النظام أيضًا بتحديث مستويات المخزون للإشارة إلى أن هذه الوحدات تم بيعها الآن ولم تعد متوفرة. قد يحدث هذا في كل معاملة أو في نهاية اليوم عند إغلاق عداد نقاط البيع.

بالإضافة إلى ذلك ، تتم مزامنة المزيد من البيانات من كاشيرات وفروع متعددة مع نظام البيانات الرئيسي ، وعادةً ما يكون نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

ما هي آلة نقاط البيع وماذا تستخدم؟

رأى وائل الفوائد الواضحة والحاجة إلى إنشاء أنظمة نقاط البيع في متاجر المستهلك الخاصة به. حتى الآن ، قام بعمل قائمة بالأشياء اللازمة لإعداد نظام POS.

يتكون نظام نقاط البيع النموذجي من جزأين ، (برنامج وأجهزة). كلاهما ضروري لإجراء المعاملات اليومية في العدادات.

أجهزة نقاط البيع

الأجهزة المطلوبة لنظام POS العادي هي كما يلي:

الحاسوب

جهاز كمبيوتر مزود بلوحة مفاتيح وماوس وشاشة (شاشة تعمل باللمس لسهولة الاستخدام ، الأجهزة اللوحية فعالة).

ماسح الباركود

ماسح الباركود لإضافة العناصر بسرعة لسحبها.

قارئ البطاقة

قارئ بطاقات لقبول مدفوعات بطاقات الائتمان والخصم

درج النقود

درج نقدي نظرًا لأن الكثير من المعاملات لا تزال تحدث مع المدفوعات النقدية

طابعة

طابعة لطباعة الفواتير / الفواتير / الإيصالات.

برنامج نقاط البيع

إلى جانب الأجهزة ، فإن الرابط الذي يربط كل شيء معًا ويمكّن النظام هو برنامج POS. دعنا نرى بعض المميزات الشائعة في نظام نقاط البيع التي يجب أن تبحث عنها:

المدفوعات

إلى جانب معالجة المدفوعات ، يجب أن يكون نظام نقاط البيع قادرًا أيضًا على إعداد وتكوين طرق دفع مختلفة بسهولة.

إدارة مستويات المخزون

عندما يتم بيع العناصر ، يتم تقليل عددها من المخزون المتاح. يجب تحديث هذه البيانات في كل مرة يكتمل فيها الدفع. وبالتالي ، يجب أيضًا توصيل نقاط البيع بنظام إدارة المخزون وتحديث مستويات المخزون.

ملفات تعريف المستخدم

في الشركة ، يمكن أن يكون هناك العديد من أجهزة نقاط البيع التي يتم التعامل معها من قبل أشخاص مختلفين. يساعد وجود ملفات تعريف مستخدم فريدة للمستخدمين على تتبع الموظفين / الأجهزة الذين يقومون بعمل جيد. كما أنه يساعد في تسجيل أوقات فتح وإغلاق العداد.

الاتصال مع CRM

يساعد إعداد ملف تعريف العميل في تحديد العملاء الدائمين لديك وما يشترونه أكثر من غيرهم. باستخدام هذه البيانات الترويجية يمكن أن يتم.

التقارير

في نهاية اليوم ، تريد معرفة المستويات المالية ومستويات المخزون. في نقاط البيع ، تعد تقارير المحاسبة والمخزون مفيدة لهذا الغرض.

الاتصال بين POS و ERP

أدرك وائل أن استخدام أنظمة نقاط البيع في العدادات أفاد عمله من خلال المعاملات والفواتير السريعة.

بالإضافة إلى ذلك ، يُستنتج أيضًا أن أنظمة POS و ERP مترابطة لأغراض المحاسبة والمخزون وسجلات العملاء. احتاج وائل إلى دمج نظام POS الخاص به في نظام ERP الخاص به من أجل مزامنة سجلات الجرد والمحاسبة وغيرها من السجلات وتحديثها في الوقت المناسب.

ولكن كان لديه خيار أفضل ، وهو خيار استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) به نقطة بيع جاهزة للاستخدام خارج الصندوق.

كيفية استخدام نقطة البيع في ERPNext؟

ERPNext هو أحد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التي تحتوي على نظام نقاط بيع مجمع وجاهز للاستخدام. الآن دعونا نرى كيفية استخدام نظام نقاط البيع في ERPNext.

التثبيت

لإعداد نظام نقاط البيع في ERPNext ، يلزمك إنشاء ما يلي بالفعل:

العناصر

عميل

ملف تعريف POS

طريقة دفع مهيأة

يحتوي ملف تعريف نقطة البيع على خيارات لتكوين إعدادات متنوعة لتمكين معاملات نقاط البيع السهلة. تتضمن الإعدادات في ملف تعريف POS أشياء متعددة مثل:

تعيين ملف تعريف للمستخدمين

طرق الدفع الافتراضية

مكونات العنصر والتسعير

ترشيحات العناصر والعملاء

الأبعاد المحاسبية

يجعل إعداد هذه الأشياء هنا الأمر أسهل عند استخدام نظام نقاط البيع.

معاملات نقاط البيع

بمجرد إعداد المتطلبات الأساسية ، يمكنك البدء في استخدام نقطة البيع في ERPNext.

المرتجعات

يمكنك أيضًا التعامل مع المرتجعات في ERPNext.

عندما تكون في شاشة POS ، انقر فوق القائمة فوق قائمة الطلبات الحديثة. يمكنك أيضًا الوصول إلى الطلبات الحديثة اختصار لوحة المفاتيح. اضغط على cmd + O.

الآن ، حدد الفواتير التالية على زر المرتجع .

سينقلك هذا إلى شاشة نقطة البيع مرة أخرى. ستظهر هذه الشاشة الكميات والكميات السالبة. هنا تحتاج إلى التحقق يدويًا والاحتفاظ بإرجاع العناصر:

لنفترض أن جوزيف أعاد عنصرًا واحدًا فقط ، (Facewash)

سيتم إنشاء فاتورة إرجاع POS.

اختصارات لوحة المفاتيح POS

لتسهيل الأمور ، فإن مجموعة كاملة من الاختصارات في نقاط البيع تجعل الأمر أسهل بكثير.

استخدام نقطة بيع ERPNext في وضع عدم الاتصال

اعتبارًا من الإصدار 13 ، لم يعد POS متاحًا للاستخدام في وضع عدم الاتصال. ولكن ، يمكنك جعلها تعمل دون اتصال بالإنترنت مع بعض التعديلات. انك سوف تحتاج:

local bench

موقع استضافة ERPNext

يمكنك استخدام الإعداد المحلي في وضع عدم الاتصال وعند إعادة تشغيل الإنترنت ، يمكنك مزامنته مع موقعك المستضاف عبر الإنترنت بمساعدة تدفق البيانات.

النتيجة

لقد رأينا ان مكونات نظام POS النموذجي وكيف تعمل معًا لإنشاء الفواتير. بينما تهتم نقاط البيع بالمعاملات في أجهزة نقاط البيع، فأنت بحاجة أيضًا إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات للتعامل مع المخزون والمحاسبة وأجزاء أخرى من عملك.