ERP Cloud Systems - طلب تقديم عروض الأسعار و الرد عليها

عندما ترى طلب تقديم العروض مثيرا للاهتمام ، هناك عوامل متعددة يجب مراعاتها قبل تقديم رد مثل . التخطيط ، وفهم المتطلبات ، دعونا نلقي نظرة أعمق على الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار قبل وأثناء صياغة رد على طلب تقديم العروض

ما هو طلب تقديم العروض وما هو ردك (عرض الأسعار)؟

طلب تقديم العروض تنشره الشركات تدعو إلى تقديم مقترحات من الشركات الموردة. وعادة ما يتم ذلك من قبل الشركات الكبرى. على سبيل المثال ، لنفترض أن الشركة تريد أن يحل برنامج تخطيط موارد المؤسسات محل برنامجها القديم. سيضعون تعميما يحدد متطلباتهم العديد من الشركات و / أو مقدمي الخدمات سوف يرسلون عروض الأسعار. ثم ستقوم ادارة الشركة بفحصهم وتحديد الانسب.

لماذا تقدم الشركات (عملاؤك) طلبات تقديم العروض؟

 عندما تطلب شركة كبيرة طلب تقديم عروض ، فهذا يعني عادةً أنها تفكر في العديد من الشركات التي يمكنها تقديم خدمات مماثلة لخدماتك. ومن ثم يصبح من المهم للغاية صياغة اقتراح محكم يتناول جميع متطلباتهم بأسعار تنافسية.

عند إنشاء طلب تقديم العروض ، يجب أن تثبت أنك تفهم احتياجات العميل بوضوح وأن تبرز أيضًا أنه يمكنك تلبية هذه الاحتياجات.

بالنسبة للمشاريع الكبيرة العامة أو الحكومية ، عادة ما يتم إجراء طلبات تقديم العروض كمناقصة. هذا يعني أنه لا يمكن للموردين الاتصال بالعملاء حتى ينتهي تقديم العطاءات ، أي تجاوز الموردين الآخرين والاتصال بالعميل. قد تكون هناك جولات متعددة من التدقيق وتقديم العطاءات. بعد ذلك ، فقط بعد الاتفاق على جميع الشروط والأحكام ، يحصل المورد على أمر شراء. قد تطلب الشركات أيضًا عروض توضيحية تفصيلية ، وطريقة الاستخدام ، وأمثلة على عمليات التشغيل لحل مشكلاتهم ، وما إلى ذلك.

ماذا تفعل قبل البدء في الرد على طلب تقديم العروض؟

 هل سمعت اي شئ من قبل عن طلب تقديم العروض من دوائر معارفك؟ ، رائع. الرد الطبيعي هو إرسال عرضك أو عرض الأسعار وإبقاء أصابعك تعبر بنجاح إلى الجولة التالية أو الفوز بمزاد طلب تقديم العروض. ولكن حتى قبل البدء في انشاء عرض الأسعار ، يجب عليك القيام ببعض الأشياء استعدادًا لذلك

 فهم متطلبات طلب تقديم العروض بدقة

اقرأ متطلبات طلب تقديم العرض بعناية وحاول تعيينها وفقًا لقدرتك. إن المبالغة في تقدير قدرتك على أداء الوظيفة ستتركك عالقًا بعد ذلك. تحصل الشركات أيضًا على اشخاص يعتبروا طرف ثالث ومستقلين من اجل انهاء تلك المرحلة من اعداد عرض الاسعار ، إن سوء فهم المتطلبات وإرسال حلول غير متطابقة في عرض الأسعار الخاص بك سيعمل أيضًا ضدك.

إشراك العديد من أصحاب المصلحة

 بغض النظر عما إذا كنت تعمل في التجارة او الصناعة ، فأنت مؤكد لديك فريق لتلبية أي طلب مبيعات. ومن ثم فإن التواصل مع كل من سيشارك في تسليم المشروع أمر مهم. قد يكون هؤلاء هم المهندسين ، ومطوري البرامج ، والإدارة العليا ، وفريق التسليم ، او إذا كنت بحاجة إلى اشخاص طرف ثالث (استشاريين من خارج شركتك) ، وما إلى ذلك. من خلال إشراك الجميع في الوقوف علي مدى جاهزيتك لعرض السعر التي ستقدمه ، سترسل عرضًا واقعيًا بدلاً من اكتشاف ذلك في اللحظة الأخيرة

 التخطيط وتحديد الجدول الزمني

بمجرد الانتهاء من فحص طلب تقديم العرض ومعرفة المتطلبات من طلب تقديم العروض ، فإن الخطوة التالية هي التخطيط وتحديد جدول زمني. أنت لا تريد الانتهاء في وقت قصير فتثير الإعجاب والفشل معآ، وأيضًا ليس لفترة طويلة بحيث يجعل العرض المقدم غير جذاب. 

طريقة جيدة للقيام بذلك هي أن تطلب من فرق التسليم جداول زمنية واقعية لتسليم كل جزء ، ويمكن أيضًا أن تكون المخططات الزمنية للمخزن المؤقت أسابيع أو شهورًا اعتمادًا على حجم المشروع.

عامل الوقت في إرسال ردود طلب تقديم العروض

إذا كان التاريخ الختامي لإرسال عروض الأسعار هو 30 يناير ، فأنت لا تريد الإرسال متأخرًا في 29 يناير أو في اليوم الأخير. الإرسال قبل أيام قليلة يظهر أنك مستعد ومنضبط.

تقديم العرض بالسعر المناسب والشروط المطلوبة

التسعير الصحيح هو جزء كبير من الفوز بالعطاء. غالبًا ما يكون السعر الأدنى هو الذي يفوز ولكن أيضًا هذه العطاءات هي أرقام كبيرة. دعنا نلقي نظرة على بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند تحديد سعر في عرض الأسعار الخاص بك ولكن ضع في اعتبارك أن الأمر يتطلب من شخص متمرس تقديم السعر المناسب.

السعر والوقت والعميل

اقتباس السعر المناسب في الوقت المناسب للعميل المناسب - يتطلب هذا أكثر من مجرد بحث وتقدير . على سبيل المثال ، في العطاءات الخاصة بمشاريع التنمية العامة ، فإن إنشاء متنزه لا يعد أمرًا ملحًا مثل بناء مستشفى. وبنفس الطريقة ، فإن إنشاء نظام برمجي لحساب الضرائب حيث يكون النظام الحالي هو القلم والورق .

التنبؤ بأي أحداث

تحقق من الميزانية المالية لبلدك ومدى قوة شراؤها للمنتجات ، في حالة وجود أي أحداث عالمية أو وطنية إيجابية أو سلبية ، فإنها ستؤثر على القوة الشرائية والأولويات الشرائية.

قيمة طويلة المدى

أخيرًا ، تريد أيضًا إلقاء نظرة على القيمة طويلة المدى بعد الفوز بالمزايدة. هنالك جزئين لهذا. أولاً ، تريد أن تبحث في الحصول على قيمة أفضل من خلال احتساب النفقات الإضافية لخدمة الدعم ما بعد المشروع. ثانيًا ، إذا كان السعر عالي جدًا ، فسوف تخسر فرصك في الفوز بأي عمل تجاري في المستقبل. يعد هذا أمرًا مهمًا إذا كنت تعتقد أنه ستكون هناك فرص

لمشاريع أصغر بدون عطاءات مع نفس الشركة في المستقبل

أفضل 5 عناصر يجب مراعتها عند انشاء عرض أسعار للرد على طلبات تقديم العروض

دعنا الآن نرى بعض أفضل الممارسات التي يمكنك اتباعها قبل البدء في كتابة مستند رد(عرض سعر) لطلبات تقديم العروض.

1. فهم لغتهم

يعد فهم متطلبات العميل أمرًا جيدًا ولكن فهم لغة العميل يجعلك متميزًا. اعتمادًا على الصناعة ، قد تكون هناك عبارات معينة اعتاد عليها العميل وإذا قمت بتضمينها في عرض الأسعار الخاص بك ، فسيشعر بالألفة عند قراءة عرض التسعير الخاص بك وسيشير هذا إلى أنك تفهم هذا المجال. أيضًا استخدم أي طرق أخرى يمكنك من خلالها إثبات فهمك لهذا المجال ومشاكله في عرض الأسعار الخاص بك.

2. تضمين الشعارات (اللوجو)

إن وجود عملاء / مشاريع سابقة مماثلة حيث يكون لديك تنفيذ / تسليم ناجح هو طريقة سهلة لكسب ثقة العميل. ولكن إذا لم يكن لديك عميل من نفس المجال المطلوب ، فيجب على الأقل من تضمين بعض الشعارات البارزة الجيدة للعملاء الكبار الذين عملت معهم في الماضي. حتى لو لم يكونوا من نفس المجال ، فإن الشعارات المألوفة تلهم الثقة وستجعل عرض

الأسعار الخاص بك بارزًا

3. كن محددًا

العبارات العامة مثل "نحن متحمسون لهذا المشروع وسنكمل المهمة في الوقت المحدد بالميزانية المحددة" تلك الجمل غامضة ولا تثير الكثير من الاهتمام. بدلاً من ذلك ، تعتبر البيانات المحددة بعد فهم متطلبات العميل طريقة مؤكدة لجذب انتباههم. على سبيل المثال ، "نحن متحمسون لمشروع تنفيذ البرنامج هذا وسنكمل المهمة بحلول 30 مارس وبالتعاون من طرفك".

تعد إضافة الكثير من الفقرات فقط لجعل عرض الأسعار الخاص بك يبدو جادًا وكبير الحجم هذة فكرة سيئة. الأشخاص الذين يقرؤون عرض أسعارك مشغولون للغاية ويقيمون عروض أسعار متعددة. أي شيء ينحرف عن مشكلة العميل وطلبه كثيرًا سيفقد اهتمامه وسيجعله على الأرجح يمضي قدمًا في قراءة عرض أسعار أخر . أفضل طريقة هي التركيز على المشكلة وتفاصيل تسليم المشروع والجدول الزمني وخدماتك..

4. إظهار الأرقام والمرئيات

قم بتضمين أي أرقام لإبراز مكاسبك بالأرقام بالأيام أو الأرباح أو أي شيء آخر يظهر نجاحك في تنفيذ المشاريع السابقة. أفضل طريقة لعرض نتائجك هي تضمين الرسوم البيانية والمخططات. أسهل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء جدول بيانات ، وإدخال الأرقام ، وسيكون هناك اختيار لتحويل أرقامك إلى مخطط مرئي.

5. المراجعة والمراجعة والمراجعة

يمكن لخطأ واحد صغير أن يجعلك تبدو غير محترف أو مهمل وهذا هو آخر شيء تريده عند تقديم عروض أسعار في مشروع كبير. استخدم أدوات التدقيق الإملائي ، والأدوات النحوية ، واستعن بشخصين أو ثلاثة أشخاص من مؤسستك لتصفحها ، بل وفكر في الحصول على مصحح لغوي موثوق للنظر فيه.