ERP Cloud Systems - الطلبات المتكررة والفواتير

الطلبات المتكررة والفواتير

إذا كان لديك عقد مع عميل حيث تقوم بفواتير العميل على أساس شهري أو ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي ، فيجب عليك استخدام هذه الميزة .

1. الطريقة التي يتم بها 

يتطلب الاشتراك في حساب ERPNext المستضاف تجديدًا سنويًا. نحن نستخدم طلب المبيعات لتوليد فواتير أولية. لأتمتة إعداد الفواتير الأولية للتجديد ، قمنا بتعيين طلب المبيعات الأصلي كتكرار. يتم إنشاء فاتورة أولية متكررة تلقائيًا قبل انتهاء صلاحية حساب العميل مباشرةً ، ويتطلب التجديد. يتم إرسال فاتورة أولية متكررة أيضًا تلقائيًا إلى العميل.

تتوفر ميزة إعداد المستند كتكرار في طلب المبيعات وفاتورة المبيعات وطلب الشراء وفاتورة الشراء.


2. كيفية إنشاء طلبات / فواتير متكررة

خيار تعيين المستند على أنه متكرر لن يكون مرئيًا إلا بعد إرساله. هذا هو خيار التكرار التلقائي.

  1. انقر على زر + بجوار التكرار التلقائي.
  2. حدد نوع المستند المرجعي.
  3. حدد المستند المرجعي.
  4. اضبط تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء (اختياري).
  5. حدد التردد سواء يوميًا أو أسبوعيًا ، إلخ.
  6. احفظ.

فيما يلي شرح للحقول:

  • من وحتى تاريخ: يحدد هذا مدة العقد مع العميل.
  • التكرار في يوم من الشهر: إذا تم ضبط النوع المتكرر على أنه شهري ، فسيتعين يوم من الشهر سيتم فيه إنشاء الفاتورة المتكررة.
  • التكرار في آخر يوم من الشهر: سيتم إنشاء فواتير متكررة في اليوم الأخير من كل شهر.
  • الإخطار عبر البريد الإلكتروني: عناوين البريد الإلكتروني (مفصولة بفاصلة) والتي سيتم إرسال لها الفاتورة المتكررة عبر البريد الإلكتروني عند إنشائها تلقائيًا.

لمزيد من التفاصيل حول التكرار التلقائي ، انقر هنا


3. التعامل مع استثناء

في الحالة التي لا يتم فيها إنشاء الفاتورة المتكررة بنجاح ، يتم إعلام المستخدم الذي لديه دور مدير النظام بذلك عبر البريد الإلكتروني. قد يرجع السبب في فشل إنشاء فاتورة متكررة إلى عدة أسباب مثل عنوان البريد الإلكتروني الخاطئ المذكور في حقل إشعار البريد الإلكتروني في قسم "تكرار" ، إلخ.

عند استلام الإخطار ، إذا تم إصلاح سبب الفشل (مثل تصحيح عنوان البريد الإلكتروني) في غضون 24 ساعة ، سيتم إنشاء الفاتورة المتكررة تلقائيًا. إذا لم يتم حل المشكلة خلال الوقت المذكور ، فينبغي إنشاء المستند لهذا الشهر / السنة يدويًا.


التالي: مذكرة الائتمان