ERP Cloud Systems - قيد الدفع

قيد الدفع

قيد الدفع هو تسجل يشير إلى أنه تم الدفع مقابل فاتورة معينة.

يمكن إجراء قيد دفع مقابل المعاملات التالية:

• فاتورة مبيعات
• فاتورة شراء
• أمر بيع (دفعة مقدمة)
• أمر شراء (دفعة مقدمة)
• مطالبة مصروفات
• تحويل داخلي

في ERPNext، هناك خياران يمكن من خلالهما للمستخدم تسجيل الدفع:

• قيد الدفع (افتراضي)
• القيد المحاسبي

إليك بعض المخططات لفهم سير العمل:

في المبيعات:

في المشتريات:

للوصول إلى قائمة قيد الدفع، اذهب إلى:

الرئيسية > الحسابات > العملاء/الموردين > قيد الدفع

---

1. المتطلبات المبدئية

يمكن إنشاء قيد دفع مباشرة ثم ربطه بأمر شراء/فاتورة لاحقًا. قبل إنشاء واستخدام قيد الدفع، يُنصح بإنشاء ما يلي أولاً:

• العميل
• المورد
• حساب البنك

إذا كنت تتبع دورة المبيعات/الشراء، فستحتاج إلى ما يلي:

• أمر بيع (دفعة مقدمة)
• أمر شراء (دفعة مقدمة)
• فاتورة مبيعات
• فاتورة شراء

إعداد:

• شجرة الحسابات
• الشركة (لحسابات افتراضية)

---

2. كيفية إنشاء قيد دفع

عند تقديم مستند يمكن إجراء قيد دفع له، ستجد خيار الدفع تحت زر الإنشاء.

1. قم بتغيير تاريخ التسجيل.
2. سيتم تحديد نوع الدفع بناءً على المعاملة التي تبدأ منها. الأنواع هي: "استلام"، "دفع"، و"تحويل داخلي".
3. سيتم جلب نوع الطرف، والطرف، واسم الطرف تلقائيًا.
4. سيتم جلب حساب الدفع له وحساب الدفع منه كما هو محدد في نموذج الشركة.
5. سيتم جلب المبلغ المدفوع من الفاتورة.
6. حفظ.

1.2 إنشاء دفعة يدويًا

قيد الدفع الذي يتم إنشاؤه يدويًا لن يكون مرتبطًا بأي أمر شراء/فاتورة. المدفوعات التي تتم بهذه الطريقة ستسجل في حساب العميل/المورد ويمكن تسويتها لاحقًا باستخدام أداة تسوية الدفع.

1. انتقل إلى قائمة قيود الدفع واضغط على "جديد".
2. حدد نوع الطرف والعميل/المورد المعني.
3. حدد حساب البنك/النقدية المدفوع إليه والمدفوع منه. أدخل رقم الشيك وتاريخه إذا كان التحويل البنكي.
4. أدخل المبلغ المدفوع.
5. حفظ.

---

3. المميزات

1.3 تعيين طريقة الدفع

طريقة الدفع: تساعد هذه الميزة في تصنيف قيود الدفع بناءً على وسيلة الدفع المستخدمة. يمكن أن تكون طرق الدفع بنكية، نقدية، أو تحويلات بنكية، إلخ.

ملاحظة: في السجل الخاص بطريقة الدفع، يمكن تعيين الحساب الافتراضي. سيتم جلب هذا الحساب الافتراضي في قيود الدفع.

2.3 الدفع من/إلى

نوع الطرف: سواء كان العميل، المورد، الموظف، المساهم، أو عضو في منظمة غير حكومية.
الطرف: الطرف المعين الذي يتم الدفع له.
اسم الطرف: يتم جلب اسم الطرف تلقائيًا.
حساب البنك للشركة: حساب البنك الخاص بالشركة.
حساب البنك للطرف: حساب البنك للطرف.
جهة الاتصال: إذا كان الطرف منظمة، يمكن تخزين جهة الاتصال هنا.

3.3 الحسابات

رصيد الطرف: المبلغ الكلي المستحق أو الواجب دفعه من العميل أو المورد استنادًا إلى الفواتير المحددة في قيد الدفع الحالي. ستكون المبالغ المدفوعة إيجابية وإذا تم دفع دفعات مقدمة ستكون سلبية.
الحساب المدفوع منه: الحساب الذي سيتم خصم المبلغ منه عند تقديم الدفع.
الحساب المدفوع إليه: الحساب من قائمة الحسابات الذي سيتم إضافة المبلغ له عند تقديم قيد الدفع.
عملة الحساب: سيتم جلب عملة هذه الحسابات كما هو محدد في الحساب ولا يمكن تعديلها هنا.
رصيد الحساب: الرصيد الإجمالي من جميع الفواتير الخاصة بالحسابات المحددة.
المبلغ المدفوع: يتم عرض إجمالي المبلغ المدفوع لقيد الدفع الحالي في هذا الحقل.

ملاحظة: عند إجراء قيود الدفع، سيتم جلب الحساب البنكي الافتراضي بالترتيب التالي إذا تم تعيين:

• نموذج الشركة
• حساب الدفع الافتراضي
• الحساب البنكي الافتراضي للعميل/المورد
• اختياره يدويًا في قيد الدفع

4.3 المرجع

جلب الفواتير المعلقة

يمكن استخدام هذه الميزة لإجراء دفعات لعدة فواتير مبيعات باستخدام قيد دفع واحد. عند إنشاء قيد دفع جديد، عند النقر على زر "جلب الفواتير المعلقة" أو "جلب الطلبات المعلقة"، سيتم جلب جميع الفواتير المعلقة والطلبات المفتوحة على التوالي للطرف المعني. تحتاج إلى إدخال "المبلغ المدفوع" لرؤية هذا الزر. يمكن تحديد النطاق الزمني والفواتير التي سيتم جلبها من هنا.

إذا لم يقم الطرف بسداد المبلغ بالكامل، أدخل المبلغ المدفوع في الحقل "المخصص".

إذا كان إنشاء قيد الدفع للعميل، سيتم تخصيص المبلغ المدفوع ضد فاتورة مبيعات. وعلى نفس المنوال، عند إنشاء قيد الدفع للمورد، سيتم تخصيص المبلغ المدفوع ضد فاتورة شراء.

جدول مراجع الدفع

• النوع: ما إذا كان الدفع يتم لأمر بيع، فاتورة مبيعات، أو قيد محاسبي.
• الاسم: يتم جلب/اختيار معرف المعاملة المحددة هنا.
• المبلغ الإجمالي: المبلغ الإجمالي لفاتورة/إدخال قيد محاسبي في الصف.
• المبلغ المعلق: المبلغ الذي يجب استلامه/دفعه مقابل هذه الفاتورة.
• المخصص: إذا كان المبلغ المدفوع أقل من المبلغ المطلوب للفاتورة، فسيتم تخصيص المبلغ المدفوع فقط للفواتير التي تم جلبها في قيد الدفع. قد يتم دفع المبلغ على دفعات، على سبيل المثال إذا كانت هناك ثلاث فواتير بمبالغ 20 و20 و20، وكان المبلغ المدفوع هو 60، فسيتم توزيع المبلغ المدفوع بالتساوي.

ما هو المبلغ غير المخصص؟

عند إجراء قيد دفع في ERPNext وكان المبلغ المدفوع أكبر من إجمالي مبلغ الفاتورة، يتم تخزين هذا المبلغ في حساب العميل/المورد. وبالتالي، يُعتبر هذا المبلغ "غير مخصص" حاليًا. يمكن استخدام المبلغ غير المخصص ضد الفواتير المستقبلية.

على سبيل المثال، إذا أنشأت فاتورة مبيعات بمبلغ 1,000 وكان العميل قد دفع 1,500، وعندما يتم إنشاء فاتورة أخرى لهذا العميل في المستقبل بمبلغ 1,000، يمكن استخدام الـ 500 المدفوعة مسبقًا.

5.3 الخصومات أو الخسارة

عند إنشاء قيد دفع لفاتورة، قد يكون هناك فرق بين المبلغ المدفوع الفعلي والمبلغ المعلق في الفاتورة. قد يكون هذا الفرق بسبب أخطاء التقريب أو التغيرات في سعر صرف العملة. يمكنك تعيين حساب هنا حيث سيتم تسجيل مبلغ الفرق.

يمكن شطب الخسارة/الخصم. دعونا نرى مثالاً هنا حيث المبلغ المدفوع هو 25 ولكن المبلغ المخصص هو 30 حيث أن 30 هو المبلغ الذي يجب تحصيله وفقًا للفاتورة. سيكون "مبلغ الفرق" 5 في هذه الحالة. قد يحدث هذا المبلغ بسبب الخصومات أو تغيرات في العملة. يجب أن يكون مبلغ الفرق 0 لتقديم قيد الدفع. يمكن تعديل هذا باستخدام زر "قيد الفرق". سيتم تعديل المبلغ في حساب الشطب.

6.3 الشطب

يحدث الشطب عندما يكون المبلغ المدفوع أقل من المبلغ المخصص. أي أن المبلغ المتبقي يُعتبر خسارة في مصاريف متنوعة أو لن يتم دفعه. يُعتبر هذا المبلغ خسارة.

7.3 بعد الحفظ

حفظ قيد الدفع. بعد التقديم، سيتم تحديث المبالغ المعلقة في الفواتير. إذا تم إنشاء قيد الدفع لأمر بيع أو أمر شراء، سيتم تحديث حقل "الدفع مقدما" فيها. عند إنشاء فاتورة لتلك المعاملات، سيتم تحديث قيد الدفع تلقائيًا في الفاتورة حتى تتمكن من تخصيص المبلغ للدفع المسبق.

بالنسبة للدفعات الواردة، سيتم التسجيل في الحسابات كما يلي:

• مدين: حساب البنك أو النقدية
• دائن: العميل 

بالنسبة للدفعات الصادرة:

• مدين: المورد 
• دائن: حساب البنك أو النقدية

---

4. حالات أخرى

1.4 قيد دفع بعملة متعددة

إذا كنت ترغب في الحفاظ على حسابات عملاء أو موردين بعملة أجنبية، يجب إنشاء حسابات بعملة أجنبية (مختلفة عن عملة الشركة) وربطها بحساب الطرف. على سبيل المثال:

ERPNext يتيح لك إدارة الحسابات والفوترة بعملات متعددة. إذا تم إنشاء فاتورة بعملة الطرف، سيتم إدخال سعر الصرف بين عملة الشركة الأساسية وعملة الطرف في الفاتورة.

ملاحظة: يجب إنشاء حساب مدين/دائن منفصل وتحديده في فاتورة/طلب البيع لكي يعمل سعر الصرف بشكل صحيح. على سبيل المثال، إذا كان العميل من الولايات المتحدة، يمكنك إنشاء حساب مستحق يسمى "مدينون أمريكا".

عند إنشاء قيد دفع لتلك الفاتورة، سيتم جلب سعر الصرف الحالي، ولكن يمكنك تعيينه أثناء الدفع لمطابقة سجلاتك.

انقر على زر "تعيين ربح/خسارة اعادة تقييم سعر الصرف" لإضافة صف تلقائيًا لتسوية مبلغ الفرق.

نظرًا لأن سعر الصرف يتقلب دائمًا، قد يؤدي ذلك إلى فرق في المبلغ المدفوع مقابل إجمالي الفاتورة. يمكن تسجيل هذا الفرق في حساب ربح/خسارة فروق العملة.

يمكن أيضًا إجراء المدفوعات بشكل مستقل عن الفواتير عن طريق إنشاء قيد دفع جديد.

2.4 التحويل الداخلي

التحويل الداخلي يُستخدم في الحالات التي يتم فيها تحويل الأموال بين حسابات نفس الشركة. على سبيل المثال، إذا كان العميل من الولايات المتحدة ويستخدم PayPal، وتحويل الأموال من PayPal إلى حساب بنكي يمكن اعتباره تحويلًا داخليًا.
يمكن إدارة التحويلات الداخلية التالية من خلال إدخال الدفع:

• بنك - نقدية
• بنك - بنك
• نقدية - نقدية
• نقدية - بنك

3.4 إدارة سيناريوهات الدفع المختلفة

بالنسبة لفاتورة غير مدفوعة، يكون المبلغ المعلق = الإجمالي الكلي. عند إنشاء قيود الدفع، سيقل المبلغ في المبلغ المعلق.
في معظم الحالات، بخلاف مبيعات التجزئة، يتم فصل الفوترة والمدفوعات عن بعضهما البعض. هناك العديد من التركيبات التي يمكن من خلالها إجراء المدفوعات. وهذه الحالات تنطبق على المبيعات والمشتريات.

• يمكن أن تكون المدفوعات مقدمه (100% مقدماً).
• بعد الشحن، إما عند التسليم أو خلال أيام قليلة من التسليم.
• جزء مقدماً وجزء عند التسليم أو بعده.
• يمكن دفع المدفوعات معًا لفواتير متعددة.
• يمكن دفع الدفعات مقدمًا لمجموعة من الفواتير (ويمكن تقسيمها عبر الفواتير).

ERPNext يتيح لك إدارة جميع هذه السيناريوهات. يمكن إجراء جميع القيود المحاسبية (قيد اليومية) لفاتورة مبيعات، فاتورة شراء أو قيد دفع للدفعة المقدمة (في حالات خاصة، يمكن إنشاء فاتورة عبر فاتورة مبيعات أيضًا).

4.4 الفرق بين قيد الدفع وقيد اليومية

يتطلب استخدام قيد اليومية فهم الحساب الذي سيتم تسجيله كمدين أو دائن. في قيد الدفع، يتم إدارته في الخلفية، مما يجعله أسهل للمستخدم.

قيد الدفع أكثر كفاءة في إدارة المدفوعات بعملات أجنبية.

يمكن طباعة الشيكات من قيود الدفع باستخدام تنسيق طباعة الشيكات.

لا يزال يمكن استخدام قيد اليومية لـ:

• تحديث الرصيد الافتتاحي في الحسابات.
• قيد اهلاك الأصول الثابتة.
• لتعديل إشعار مرتجعات مبيعات ضد فاتورة المبيعات وإشعار الخصم ضد فاتورة الشراء، في حالة عدم حدوث أي دفع على الإطلاق.

5.4 المدفوعات باستخدام قيد اليومية

لإجراء الدفع باستخدام قيد اليومية، اتبع الخطوات التالية:

• تفعيل الدفع عبر قيد اليومية. اذهب إلى الحسابات > إعدادات الحسابات، حدد المربع "إجراء الدفع عبر قيد اليومية".

• عند حفظ مستند يمكن إجراء قيد اليومية ضده، ستجد خيار الدفع تحت زر "إنشاء".
• احفظ قيد اليومية لتسجيل الدفع للفاتورة.