ERP Cloud Systems - الموظف

الموظف

الموظف هو الفرد الذي يعمل بدوام كامل أو جزئي بموجب عقد عمل، ويتمتع بالحقوق والواجبات التي تحددها الشركة.

في نظام ERPNext يمكنك إدارة سجل الموظف (Employee Master) الذي يحتوي على البيانات الشخصية والمهنية، وتفاصيل الانضمام والإجازات وغيرها.

للوصول إلى سجل الموظف

الصفحة الرئيسية > الموارد البشرية > الموظف (Employee)

1. المتطلبات الأساسية

قبل إنشاء سجل موظف جديد، يُفضل إعداد العناصر التالية أولًا:

• نوع التوظيف (Employment Type)
• مقدم الطلب (Job Applicant)
• القسم (Employee Department)
• الدرجة الوظيفية (Employee Grade)
• الفرع (Employee Branch)
• المسمى الوظيفي (Employee Designation)
• سياسة الإجازات (Leave Policy)
• قائمة العطلات (Holiday List)
• صرف الإجازات (Leave Encashment)
• نوع الوردية (Shift Type)
• التأمين الصحي للموظف (Employee Health Insurance)

2. كيفية إنشاء سجل موظف

1. انتقل إلى قائمة الموظفين (Employee List) واضغط على جديد (New).
2. أدخل بيانات الموظف الشخصية مثل الاسم، الجنس، تاريخ الميلاد، وتاريخ التعيين.
3. اضغط حفظ (Save).

سيُظهر النظام الحقول الإلزامية المميزة لتسهيل إدخال البيانات الأساسية.

3. المزايا

إلى جانب البيانات الأساسية، يمكن أيضًا حفظ تفاصيل إضافية في سجل الموظف، منها:

3.1 نوع التوظيف

يمكنك تحديد نوع التوظيف مثل:
متدرب (Intern)، عقد مؤقت (Contract)، دوام كامل (Full-time)، دوام جزئي (Part-time)، تحت التجربة (Probation)، إلخ.

3.2 إنشاء مستخدم في النظام

يمكنك ربط الموظف بحساب مستخدم داخل النظام وإذا لم يكن للمستخدم حساب بعد، يمكنك الضغط على “Create a New User” لإنشائه مباشرة.

يمكنك أيضًا تفعيل خيار “Create User Permission” لتحديد صلاحيات الوصول الخاصة بالموظف داخل النظام.
راجع دليل إضافة المستخدمين (Adding Users) لمعرفة المزيد حول إنشاء الحسابات وإدارة الأذونات.

3.3 تفاصيل الانضمام

يمكنك تسجيل جميع تفاصيل التوظيف مثل:

• تاريخ العرض (Offer Date)
• تاريخ التأكيد (Confirmation Date)
• تاريخ انتهاء العقد (Contract End Date)
• فترة الإشعار (Notice Period in Days)
• تاريخ التقاعد (Date of Retirement)

3.4 القسم والدرجة

عادةً ما يتم تصنيف الموظفين حسب:
القسم، الدرجة الوظيفية، المسمى الوظيفي، والفرع.

يمكنك إدخال هذه التفاصيل ضمن قسم Department and Grade، كما يمكنك تحديد الشخص الذي يرفع إليه الموظف تقاريره في حقل Reports To.

3.5 تفاصيل الإجازات

في هذا القسم يمكنك تحديد:

• سياسة الإجازات (Leave Policy): تحدد أنواع وعدد الإجازات المستحقة للموظف.
• قائمة العطلات (Holiday List): تحتوي على تواريخ العطلات الرسمية وأيام الإجازات الأسبوعية.

3.6 تفاصيل الراتب

يمكنك تحديد طريقة دفع الراتب المناسبة لكل موظف، سواء عن طريق:

• التحويل البنكي (Bank)
• الشيك (Cheque)
• النقد (Cash)

يتيح لك هذا القسم ضبط وسيلة الصرف المعتمدة التي ستُستخدم في عمليات الرواتب الشهرية داخل النظام.

3.7 تفاصيل الاتصال

في هذا القسم يتم حفظ جميع بيانات الاتصال الخاصة بالموظف مثل:

• رقم الجوال
• العنوان الحالي والدائم
• البريد الإلكتروني الشخصي وبريد الشركة

كما يمكنك اختيار البريد الإلكتروني المفضل (Preferred Email ID) سواء كان البريد الخاص بالشركة أو البريد الشخصي أو حساب المستخدم داخل النظام  بحسب تفضيل الموظف.

3.8 التفاصيل الشخصية

يحتوي هذا القسم على كافة التفاصيل الشخصية للموظف، مثل:

• بيانات العائلة  (اسم ومهنة الأب، الزوج/الزوجة، الأبناء)
• بيانات جواز السفر  (رقم الجواز، تاريخ ومكان الإصدار)
• المعلومات الصحية  (الطول، الوزن، الحساسية، الحالات الطبية الخاصة، وغيرها)

هذه التفاصيل تساعد في إعداد ملفات الموظفين بدقة لاستخدامها في التأمين الصحي أو إجراءات السفر.

3.9 المؤهلات التعليمية

يمكنك تسجيل البيانات الأكاديمية للموظف مثل:

• اسم المدرسة أو الجامعة
• الدرجة العلمية
• المستوى
• سنة التخرج

 يمكنك أيضًا إضافة تفاصيل إضافية مثل النسبة أو التقدير العام والتخصص الدراسي من خلال السهم السفلي في جدول التعليم (Education Table).

3.10 الخبرات السابقة

يمكنك توثيق الخبرات العملية السابقة للموظف ضمن جدول السجل الوظيفي الخارجي (External Work History)، بما في ذلك:

• اسم الشركة السابقة
• المسمى الوظيفي
• فترة العمل
• جهة الاتصال في الشركة السابقة
• إجمالي سنوات الخبرة

يساعد هذا القسم على تتبع الخلفية المهنية للموظف وتقييم خبراته السابقة بدقة.

3.11 بيانات الخروج

في حال مغادرة الموظف، يمكن تسجيل تفاصيل الخروج مثل:

• الاستقالة (Resignation)
• مقابلة الخروج (Exit Interview)
• تفاصيل صرف الإجازات (Leave Encashment)

عند تغيير حالة الموظف إلى "غادر" (Left)، يصبح من الإلزامي إدخال تاريخ المغادرة (Relieving Date).

ملاحظة: بعد تغيير الحالة إلى "غادر"، لن يكون سجل هذا الموظف متاحًا للاستخدام في أي معاملات جديدة داخل النظام.

3.12 مزايا إضافية

يتضمن سجل الموظف أيضًا عددًا من المزايا الإضافية، منها:

• جهة الاتصال في الحالات الطارئة (Emergency Contact)
• التأمين الصحي (Health Insurance)
• النبذة الشخصية (Personal Bio)
• السجل المهني داخل الشركة (History in the Company)