ERP Cloud Systems - المهام
المهام
في إدارة المشاريع، تُعد المهمة وحدة عمل تنفيذية تمثل نشاطًا محددًا يجب إنجازه كجزء من المشروع لتحقيق أهدافه.
للوصول إلى المهام انتقل إلى:
الصفحة الرئيسية > المشاريع > المشاريع > المهمة
1. كيفية إنشاء مهمة
- انتقل إلى قائمة المهام (Task List)واضغط على جديد (New).
- أدخل عنوان المهمة أو موضوعهاالذي يوضح طبيعتها أو الغرض منها.
- اضغط على حفظ (Save)لتخزين المهمة والبدء في تعيينها أو متابعتها ضمن المشروع.
يمكنك أيضًا إنشاء مهمة جديدة مباشرة من داخل المشروع باتباع الخطوات التالية:
- انتقل إلى المشروعالذي ترغب في إنشاء مهمة ضمنه.
- من لوحة المعلومات (Dashboard)، انتقل إلى قسم المهام (Task)واضغط على رمز الإضافة (+) لفتح صفحة إنشاء المهمة.
- أدخل عنوان المهمة أو موضوعهاالذي يعبّر عن النشاط المطلوب تنفيذه.
- اضغط على حفظ (Save)لإضافة المهمة وربطها تلقائيًا بالمشروع المحدد.
1.1 خيارات إضافية عند إنشاء مهمة
يمكنك إضافة تفاصيل إضافية عند إنشاء أو تعديل مهمة جديدة كما يلي:
الحالة (Status): يمكنك تحديد حالة المهمة أو تعديلها في أي وقت، مثل: مفتوحة (Open)، قيد العمل (Working)، متأخرة (Overdue)، قيد المراجعة (Pending Review)، مكتملة (Completed)، أو ملغاة (Cancelled).
المشروع (Project): إذا تمت إضافة المهمة بشكل مستقل، يمكنك ربطها بمشروع معين. وإذا تم إنشاؤها من داخل مشروع، فسيتم جلب تفاصيل المشروع تلقائيًا.
الأولوية (Priority): حدد أولوية المهمة مثل منخفضة، متوسطة، عالية، أو عاجلة.
القضية (Issue): في حال كانت المهمة ناتجة عن مشكلة محددة، يمكن ربطها بتلك المشكلة مباشرة.
الوزن (Weight): إذا كانت للمهمة أهمية نسبية داخل المشروع، يمكنك تحديد وزنها هنا. ويُستخدم هذا الوزن في حساب نسبة إنجاز المشروع بناءً على وزن المهام.
النوع (Type): يمكنك تصنيف المهمة تحت نوع محدد مثل تدريب المستخدم أو عرض توضيحي. يفيد هذا في فرز المهام حسب أنواعها.
اللون (Color): يمكن تمييز كل مهمة بلون مختلف لتسهيل التعرف عليها أثناء عرضها في مخططات جانت (Gantt Charts).
مهمة رئيسية (Is Group): عند تفعيل هذا الخيار، يتم اعتبار المهمة مهمة رئيسية يمكن تقسيمها إلى مهام فرعية.
مهمة نموذجية (Is Template): عند تفعيل هذا الخيار، تُعتبر المهمة نموذجًا يمكن استخدامه ضمن نموذج المشروع.
المهمة الأم (Parent Task): إذا كانت المهمة جزءًا من مهمة رئيسية، يمكنك ربطها بالمهمة الأم من هذا الحقل.
2. المزايا
2.1 الجدول الزمني والتفاصيل
تاريخ البدء المتوقع: أدخل التاريخ الذي تتوقع أن تبدأ فيه المهمة.
تاريخ الانتهاء المتوقع: أدخل التاريخ الذي تتوقع أن تنتهي فيه المهمة.
المدة الزمنية المتوقعة: حدّد عدد الساعات المتوقعة لإنجاز المهمة.
نسبة التقدم: يمكنك إدخال نسبة التقدّم في تنفيذ المهمة.
تاريخ البدء : في حال كانت المهمة نموذجية، يمكن استخدام هذا الحقل لتحديد اليوم الذي يجب أن تبدأ فيه المهمة بعد بدء المشروع.
المدة : في المهام النموذجية، يمكن تحديد عدد الأيام المخصّصة لتنفيذ المهمة.
مهمة إنجاز رئيسية : فعّل هذا الخيار إذا كانت المهمة تمثّل إنجازًا أساسيًا أو نقطة تحول داخل المشروع.
الوصف: يمكنك إضافة شرح أو تفاصيل إضافية حول المهمة.
ملاحظة: بناءً على القيم المدخلة في حقلي تاريخ البدء والمدة، يقوم النظام بحساب تاريخ البدء المتوقع وتاريخ الانتهاء المتوقع للمهام التي تم إنشاؤها باستخدام نموذج المشروع، مع استبعاد أيام العطل استنادًا إلى قائمة العطلات في الشركة.
2.2 المهام المعتمدة والوقت الفعلي
المهام التابعة (Dependent Tasks): تشير المهام التابعة إلى أن تنفيذ مهمة معينة يعتمد على إتمام مهمة أخرى قبلها، أي لا يمكن إنهاء المهمة الحالية إلا بعد اكتمال المهمة السابقة.
يمكن عرض العلاقات بين المهام في مخطط جانت (Gantt Chart) بشكل يوضّح تسلسل المهام واعتمادها على بعضها.
تاريخ البدء الفعلي: يتم تسجيل التاريخ والوقت الفعلي لبدء المهمة استنادًا إلى سجلات الجداول الزمنية (Timesheets).
تاريخ الانتهاء الفعلي: يُسجل هنا التاريخ والوقت الفعلي لانتهاء المهمة من خلال نفس الجداول الزمنية.
2.3 التكلفة
- إجمالي تكلفة التنفيذ: يتم احتساب التكلفة الإجمالية تلقائيًا من الجداول الزمنية المقدّمة أثناء العمل على المهمة.
- إجمالي المبلغ القابل للفوترة: يُسجّل هنا المبلغ الإجمالي المستحق على العميل لقاء العمل في هذه المهمة وفقًا للجداول الزمنية.
- إجمالي المطالبات بالمصروفات: يُعرض هنا مجموع المصروفات التي تم تقديمها من قبل الموظفين أثناء تنفيذ المهمة.
2.4 معلومات إضافية
القسم: يمكنك تحديد القسم المسؤول عن تنفيذ المهمة. حتى لو كان المشروع تابعًا لقسم معين، يمكن أن تتوزع المهام على أقسام مختلفة.
الشركة: يمكن تغيير اسم الشركة التي تُنفّذ المهمة، وهو خيار مفيد في حال تنفيذ المهام بين الشركات الشقيقة، أو الشركة الأم، أو الفروع التابعة.