ERP Cloud Systems - مطالبة الضمان
مطالبة الضمان
تمثل مطالبة الضمان طلبًا يقدمه العميل للحصول على صيانة أو إصلاح مجاني خلال فترة الضمان الخاصة بالمنتج أو الخدمة المقدمة.
في حال كنت تقدم منتجات مشمولة بالضمان أو عقود صيانة ممتدة مثل عقد الصيانة السنوي (AMC)، يمكن للعميل التواصل معك في حال حدوث عطل أو خلل، مع تزويدك بالرقم التسلسلي للمنتج للتحقق من الأهلية ضمن فترة الضمان.
للوصول إلى قائمة مطالبات الضمان:
الصفحة الرئيسية > الدعم الفني > الضمان > مطالبة الضمان
1. المتطلبات المسبقة
قبل إنشاء مطالبة ضمان واستخدامها، يُنصح بالتأكد من إعداد العناصر التالية مسبقًا:
2. كيفية إنشاء مطالبة ضمان
- انتقل إلى قائمة مطالبات الضمان، ثم اضغط على جديد (New).
- اختر العميل المرتبط بالمطالبة.
- حدد الرقم التسلسلي (Serial Number) للعنصر الذي سيتم تسجيل المطالبة عليه. وسيقوم النظام تلقائيًا بجلب بيانات الرقم التسلسلي وتوضيح ما إذا كان المنتج مشمولًا بالضمان أو بعقد الصيانة السنوي (AMC)
- أضف وصفًا للمشكلةالتي أبلغ عنها العميل، ويمكنك أيضًا تحميل صورة أو إدراج جدول لتفاصيل إضافية.
- اضغط على حفظ (Save)
2.1 خيارات إضافية عند إنشاء مطالبة ضمان
- الحالة (Status): عند إنشاء مطالبة الضمان، يتم ضبط الحالة تلقائيًا على "مفتوحة (Open)"، ويمكن للمستخدم تغييرها حسب تقدم العمل إلى:
- قيد التنفيذ (Work In Progress): تشير إلى أن عملية الإصلاح أو الصيانة جارية على العنصر.
- مغلقة (Closed): تم الانتهاء من الإصلاح وإغلاق المطالبة.
- ملغاة (Cancelled): تم إلغاء المطالبة لأنها غير صالحة أو لا تستوفي شروط الضمان.
- تاريخ الإصدار (Issue Date): يُسجّل النظام تاريخ الإنشاء الحالي تلقائيًا عند إدخال المطالبة، ويمكن تعديل هذا الحقل يدويًا عند الحاجة.
3. المميزات
3.1 تفاصيل العنصر والضمان
- بمجرد تحديد الرقم التسلسلي (Serial Number)، سيقوم النظام تلقائيًا بجلب بيانات العنصر التالية:
- رمز العنصر (Item Code)
- اسم العنصر (Item Name)
- وصف العنصر (Item Description)
- كما سيتم استرجاع تفاصيل الضمان أو عقد الصيانة السنوي (Warranty / AMC)بناءً على الرقم التسلسلي المحدد، وتشمل:
- تحت الضمان (Under Warranty)
- خارج الضمان (Out of Warranty)
- تحت عقد الصيانة (Under AMC)
- خارج عقد الصيانة (Out of AMC)
- تاريخ انتهاء الضمان (Warranty Expiry Date)
- تاريخ انتهاء عقد الصيانة السنوي (AMC Expiry Date)
الحل:
- تاريخ الحل: عند إغلاق مطالبة الضمان أو عقد الصيانة (AMC)، يقوم النظام تلقائيًا بتسجيل التاريخ والوقت الحاليين في حقل تاريخ الحل.ويمكن تعديل هذا الحقل يدويًا إذا لزم الأمر.
- تم الحل بواسطة: يُضاف هنا عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم الذي قام بحل مطالبة الضمان هذا البريد مرتبط بالمستخدم المسجل في النظام.
- تفاصيل الحل: حقل نصي يُستخدم لإضافة تفاصيل عملية الإصلاح أو الاستبدال الخاصة بالمطالبة كما يمكن للمستخدم رفع صورة أو إدخال جدول لتوضيح تفاصيل إضافية حول العمل المنفذ أو الأجزاء التي تم استبدالها.
الحل :
- تاريخ الحل :عند إغلاق مطالبة الضمان أو عقد الصيانة (AMC)، يقوم النظام تلقائيًا بتسجيل التاريخ والوقت الحاليين في حقل تاريخ الحل. يمكن تعديل هذا الحقل يدويًا إذا لزم الأمر.
- تم الحل بواسطة :يُضاف هنا عنوان البريد الإلكتروني للمستخدمالذي قام بحل مطالبة الضمان هذا البريد مرتبط بالمستخدم المسجل في النظام.
- تفاصيل الحل:حقل نصي يُستخدم لإضافة تفاصيل عملية الإصلاح أو الاستبدال الخاصة بالمطالبة كما يمكن للمستخدم رفع صورة أو إدخال جدول لتوضيح تفاصيل إضافية حول العمل المنفذ أو الأجزاء التي تم استبدالها.
3.3 تفاصيل العميل
عند إنشاء مطالبة الضمان، يقوم النظام تلقائيًا بأحضار بيانات العميل التالية:
- اسم العميل (Customer Name)
- جهة الاتصال (Contact Person)
- المنطقة (Territory)
- مجموعة العملاء (Customer Group)
- عنوان العميل (Customer Address)
- عنوان الخدمة (Service Address): يمكن للمستخدم إدخال عنوان الخدمة في حال كان مختلفًا عن عنوان العميل المسجل، لضمان إرسال الفني أو فريق الصيانة إلى الموقع الصحيح.
3.4 معلومات إضافية
الشركة (Company): يتم تحديد الشركة التي أُنشئت منها مطالبة الضمان أو عقد الصيانة (AMC) تلقائيًا بواسطة النظام.
مقدَّمة من (Raised By): يمكن للمستخدم إدخال اسم الشخص الذي قدَّم مطالبة الضمان أو الصيانة، وذلك في حال كان العميل منظمة أو شركة وليس فردًا.
من شركة (From Company): يمكن للمستخدم إدخال اسم الشركة التي تم إصدار الضمان أو عقد الصيانة منها لتوثيق مصدر الالتزام بالخدمة.
زيارة صيانة (Maintenance Visit): في حال استدعى حل المشكلة زيارة فنية لموقع العميل، يمكن إنشاء سجل جديد لزيارة الصيانة مباشرة من داخل مطالبة الضمان.